Szinte minden gazdasági szervezet, de még a hivatalok és intézmények is készítettnek névjegykártyát alkalmazottiak számára. Sok esetben nem csak az alkalmazottak, de az alvállalkozók is a fővállalkozó névjegykártyájával látják el tevékenységüket és ez a sok névjegykártya design mind ott lapul a grafikusok és a nyomdák rendszereiben.
A névjegykártyára is kiterjed a GDPR?
Első hallásra nevetségesnek tűnik, hogy egyszerű névjegykártyák miatt kaphatnak bírságokat a cégek, azonban ha kicsit alaposabban körüljárjuk a témát, látszik, hogy igen is fontos tényező az adatvédelem szempontjából.
Miért lehet gond?
Sok esetben az adatok magán telefonszámot rejtenek, amit a kolléga visz magával. Vitatható, hogy a névjegykártyán feltüntetett adatok azonosítanak-e egy természetes személyt azután, hogy a kolléga már nem dolgozik a szervezetnél, de mindenképpen felveti a kérdést, hogy ki az adatkezelője a névjegykártya grafikai tervének, ki határozza meg az adatkezelés célját. Ha a kolléga elment a szervezettől, az adatkezelés célja már teljesültnek tekinthető vagy nem is értelmezhető így a célhoz-kötöttség elve sérül a további tárolással.
Hogy kerülhetem el a bírságot?
Kifejezetten oda kell figyelni a munkavállalói adatkezelési tájékoztató kialakításánál, hogy a szervezet milyen tájékoztatást ad a munkavállalóinak. Azokban az eseteken, amikor az alávállalkozó munkavállalója a fővállalkozó névjegykártyáját használja a teljesítés során, akkor az alvállalkozó szervezetében is kezelendő az adatátadás. A megoldási javaslat az, hogy
évente legalább egy alkalommal értesíteni szükséges a grafikus és nyomdai alvállalkozókat arról, hogy az eltelt időbe mely kollégák távoztak a szervezettől.
További feladat a helyes kezeléshez az adatfeldolgozói szerződés megkötése a nyomdai szolgáltatóval, amelyben ki kell térni a grafikai adatállományok tárolási idejére is, hogy az esetleges újragyártatásig a nyomda jogosan tárolja az adatállományokat.
